Σημαντικό ρόλο στην ηλεκτρονική διακυβέρνηση διαδραματίζουν και τα ηλεκτρονικά έγγραφα, δεδομένου ότι όσον αφορά στο δημόσιο τομέα, τα έγγραφα γενικώς κατέχουν σημαίνουσα θέση. Ως γνωστόν, η δημόσια διοίκηση είθισται να «επικοινωνεί» με τους διοικούμενους – πολίτες ή επιχειρήσεις – μέσω εγγράφων, τα οποία ονομάζονται διοικητικά έγγραφα. Τα έγγραφα αυτά έχουν μεγαλύτερη βαρύτητα από τα ιδιωτικά έγγραφα, υπό την έννοια ότι το περιεχόμενό τους δεν δύναται να αμφισβητηθεί παρά μόνο για πλαστότητα.
Εξάλλου και τα ίδια τα διοικητικά όργανα επικοινωνούν εσωτερικά (με τους υπαλλήλους τους) και εξωτερικά (με τα υπόλοιπα όργανα της διοίκησης) με διοικητικά έγγραφα, τα οποία έχουν αυξημένη τυπική ισχύ.
Επομένως, τόσο εξαιτίας του πλήθους των διοικητικών εγγράφων που συντάσσονται όσο και εξαιτίας της αυξημένης βαρύτητας που τα έγγραφα αυτά έχουν, θα πρέπει να ληφθεί ειδική μέριμνα ώστε και στο πλαίσιο της ηλεκτρονικής διακυβέρνησης να έχουν αυξημένα εχέγγυα ασφαλείας, αλλά και να εξασφαλιστεί η διαλειτουργικότητά τους με άλλους φορείς καθώς και με τους πολίτες.
Νομική αντιμετώπιση των δημοσίων ηλεκτρονικών εγγράφων
- Διακίνηση εγγράφων με φαξ ή e-mail
Το άρθρο 14 του Νόμου 2672/1998 το οποίο αναφέρεται στον τρόπο διακίνησης εγγράφων μεταξύ των υπηρεσιών του Δημοσίου, των Οργανισμών Τοπικής Αυτοδιοίκησης ή μεταξύ αυτών και των ενδιαφερόμενων φυσικών προσώπων, επιτρέπει τη διακίνηση των εγγράφων με τηλεομοιοτυπία (φαξ) και ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.
Ειδικότερα, είναι δυνατό να διακινηθούν με e-mail ή φαξ αποφάσεις, γνωμοδοτήσεις, πιστοποιητικά, βεβαιώσεις, ερωτήματα, αιτήσεις, εγκύκλιοι, οδηγίες, εκθέσεις, μελέτες, πρακτικά, στατιστικά στοιχεία, υπηρεσιακά σημειώματα, έγγραφες εισηγήσεις, καθώς και απαντήσεις . Για τη διακίνηση πάντως εγγράφων με φαξ ή με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο προς φυσικά πρόσωπα, νομικά πρόσωπα ιδιωτικού δικαίου ή ενώσεις φυσικών προσώπων, απαιτείται προηγουμένως η συγκατάθεσή τους. Τα έγγραφα που εξαιρούνται είναι όσα θεωρούνται ως απόρρητα, εκείνα που περιλαμβάνουν ευαίσθητα προσωπικά δεδομένα και ορισμένα άλλα που αναφέρονται ρητώς στην παράγραφο 6 του ίδιου άρθρου. - Διακίνηση εγγράφων με ψηφιακή υπογραφή
Στη συνέχεια, στο Προεδρικό Διάταγμα 342/2002 (άρθρο 1 παρ. 1 & 2) αναφέρεται ότι “Αποφάσεις, πιστοποιητικά και βεβαιώσεις, διακινούνται με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μεταξύ των υπηρεσιών του Δημοσίου, των Ν.Π.Δ.Δ. και των Ο.Τ.Α. ή μεταξύ αυτών και φυσικών ή νομικών προσώπων ιδιωτικού δικαίου, εφόσον φέρουν ψηφιακή υπογραφή. Γνωμοδοτήσεις, αντίγραφα πρακτικών, εισηγήσεις και εκθέσεις, διακινούνται με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο από υπηρεσίες του δημοσίου, Ν.Π.Δ.Δ. και Ο.Τ.Α., προς φυσικά ή νομικά πρόσωπα ιδιωτικού δικαίου, εφόσον φέρουν ψηφιακή υπογραφή”.
Το σημαντικό στοιχείο που εγκαινιάζεται με αυτό το Π.Δ. είναι ότι όσα δημόσια έγγραφα παράγουν έννομο αποτέλεσμα πρέπει να φέρουν ψηφιακή υπογραφή προκειμένου να διακινούνται ηλεκτρονικά. Είναι δυνατό να διακινούνται νομίμως και έγγραφα που δεν φέρουν ψηφιακή υπογραφή, αλλά θα αφορούν σε έγγραφα που δεν παράγουν έννομα αποτελέσματα ή δεν συνδέονται με την άσκηση κάποιου δικαιώματος.
Με τον τρόπο αυτό, τα δημόσια έγγραφα συνδέονται ευθέως με το Π.Δ. 150/2001 για τις ηλεκτρονικές υπογραφές και έχουν άμεση εφαρμογή όλα τα στοιχεία που αναφέρονται σε αυτό, τόσο για τη νομική ισχύ των ηλεκτρονικών υπογραφών όσο και για τους παρόχους πιστοποίησης, την ευθύνη τους, την προστασία δεδομένων, τους όρους που ισχύουν για αναγνωρισμένα πιστοποιητικά, τη διασφάλιση αξιοπιστίας της δημιουργίας υπογραφής αλλά και για τις έννομες συνέπειες.
Έτσι, ενώ ο νόμος επιτρέπει (ήδη από το 1998) τη διακίνηση των διοικητικών εγγράφων με ηλεκτρονικά μέσα (ιδίως το φαξ και το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο), η διακίνηση αυτή δεν είναι δυνατό να γίνει με ασφάλεια και διαφάνεια, χωρίς τη χρήση των ηλεκτρονικών υπογραφών. Επομένως, όπως αναφέρεται και στο Π.Δ. του 2002, προκειμένου να είναι σε θέση να εκδοθούν δημόσια ηλεκτρονικά έγγραφα, θα πρέπει καταρχήν να λειτουργήσει το σύστημα της ηλεκτρονικής υπογραφής, που θα πιστοποιεί τόσο τους φορείς της δημόσιας διοίκησης και τους υπαλλήλους τους, όσο και τους διοικούμενους (πολίτες και επιχειρήσεις) . Όπως αναφέρθηκε και στο πρώτο μέρος του άρθρου για την ηλεκτρονική διακυβέρνηση, ήδη, τσο στο πλαίσιο του e-gif όσο και στο πλαίσιο της δημόσιας διαδικτυακής πύλης ‘ΕΡΜΗΣ’ και του έργου ΣΥΖΕΥΞΙΣ έχουν εκδοθεί νόμοι και κανονιστικά πλαίσια που προβλέπουν την υλοποίηση της ηλεκτρονικής υπογραφής και για τη δημόσια διοίκηση. Επίσης, στο σχέδιο νόμου για τη νέα φορολογική μεταρρύθμιση προβλέπεται ότι όλοι οι επαγγελματίες θα πρέπει να προμηθευτούν τη δική τους ηλεκτρονική υπογραφή για τις συναλλαγές τους με το Δημόσιο (και δη τις εφορίες). Αναμένεται άρα να δούμε πώς θα εφαρμοστεί το σύστημα αυτό στην πράξη.
Λοιπές διατάξεις που αφορούν στα δημόσια ηλεκτρονικά έγγραφα
Πέρα από τα προαναφερθέντα νομοθετικά κείμενα (στο παρόν και στο προηγούμενο άρθρο) που αποτελούν το ειδικότερο νομικό καθεστώς της ηλεκτρονικής διακυβέρνησης, υπάρχουν και ορισμένα γενικότερα νομοθετήματα που εφαρμόζονται και στην ηλεκτρονική διακυβέρνηση. Και τα νομοθετήματα αυτά έχουν ως στόχο την ασφάλεια των πληροφοριών και την προστασία των διοικούμενων.
- Η προστασία των προσωπικών δεδομένων
Συγκεκριμένα λοιπόν, στην περίπτωση που εγείρονται ζητήματα προστασίας προσωπικών δεδομένων από επεξεργασία δεδομένων των πολιτών, εφαρμόζεται ο νόμος 2472/1997 . Ο νόμος αυτός αναφέρει ρητά ότι και οι δημόσιες αρχές έχουν τις ίδιες υποχρεώσεις για την προστασία των προσωπικών δεδομένων που διαχειρίζονται, με εκείνες που έχουν οι ιδιωτικοί φορείς . Άρα, για να προχωρήσει μία δημόσια υπηρεσία σε νόμιμη επεξεργασία προσωπικών δεδομένων των πολιτών, θα πρέπει για παράδειγμα να έχει συλλέξει τα δεδομένα κατά τρόπο θεμιτό και νόμιμο, για σαφείς και καθορισμένους σκοπούς, τα δεδομένα να μην είναι περισσότερα απ’ όσα είναι απαραίτητα και να είναι ακριβή και ενημερωμένα. Επιπλέον, ο δημόσιος φορέας που παρέχει υπηρεσίες ηλεκτρονικής διακυβέρνησης υπόκειται στις υποχρεώσεις του νόμου 3471/2006 , του οποίου οι διατάξεις προβλέπουν την προστασία του απορρήτου των ηλεκτρονικών επικοινωνιών καθώς και τους κανόνες επεξεργασίας των δεδομένων. - Δικαίωμα πρόσβασης του πολίτη στα προσωπικά του δεδομένα
Σημαντική είναι και η ρύθμιση που προβλέπει το δικαίωμα του πολίτη να έχει πρόσβαση στα δεδομένα που τον αφορούν, τα οποία έχει συλλέξει και διατηρεί η δημόσια διοίκηση. Ο Κώδικας της Διοικητικής Διαδικασίας προβλέπει ότι κάθε ενδιαφερόμενος έχει το δικαίωμα να λαμβάνει γνώση των διοικητικών εγγράφων. Ειδικότερα αναφέρει ότι : “Όποιος έχει ειδικό έννομο συμφέρον, δικαιούται ύστερα από γραπτή αίτησή του, να λαμβάνει γνώση των ιδιωτικών εγγράφων που φυλάσσονται στις δημόσιες υπηρεσίες και είναι σχετικά με υπόθεσή του, η οποία εκκρεμεί σε αυτές ή έχει διεκπεραιωθεί από αυτές”. Σε κάθε περίπτωση, όμως, το δικαίωμα πρόσβασης του πολίτη στα διοικητικά έγγραφα αλλά και στα ιδιωτικά έγγραφα που φυλάσσονται στις δημόσιες υπηρεσίες, δεν είναι απόλυτο. Αυτό σημαίνει ότι το δικαίωμα αυτό κάμπτεται στις περιπτώσεις όπου το έγγραφο αφορά στην ιδιωτική ή οικογενειακή ζωή τρίτου ή αν αφορά στη διαφύλαξη του απορρήτου, το οποίο προβλέπεται από άλλες ειδικότερες διατάξεις .
Σύμφωνα λοιπόν και με την προσέγγιση της Αρχής Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα, σε σχέση με τα δημόσια έγγραφα θα μπορούσε να γίνει η ακόλουθη διάκριση : όταν τα δημόσια έγγραφα περιλαμβάνουν προσωπικά δεδομένα του ίδιου του αιτούντος, τότε δεν τίθεται ζήτημα αμφισβήτησης του δικαιώματος πρόσβασης του υποκειμένου των δεδομένων. Εάν το έγγραφο στο οποίο ζητάει πρόσβαση ο ενδιαφερόμενος περιλαμβάνει πληροφορίες οι οποίες έχουν χαρακτηρισθεί ως απόρρητες ή είναι στο πλαίσιο προστασίας του δικαίου της πνευματικής ιδιοκτησίας, τότε είτε διαχωρίζονται οι πληροφορίες (αν αυτό είναι δυνατόν) είτε η δημόσια υπηρεσία δύναται να χορηγήσει βεβαίωση χωρίς να κάνει αναφορά σε αυτές τις πληροφορίες. Όταν τα δημόσια έγγραφα περιλαμβάνουν προσωπικά δεδομένα τρίτων προσώπων, τότε εφαρμόζονται οι διατάξεις για την προστασία των προσωπικών δεδομένων και στην περίπτωση αυτή η Αρχή Προστασίας Δεδομένων δύναται να γνωμοδοτήσει είτε έπειτα από αίτηση της Αρμόδιας Αρχής είτε έπειτα από αίτηση του ενδιαφερόμενου που έλαβε μη ικανοποιητική απάντηση από την Αρμόδια Αρχή σε σχέση με την αίτησή του. - Προστασία πνευματικής και βιομηχανικής ιδιοκτησίας
Τέλος, μια σύντομη αναφορά θα πρέπει να γίνει στα ζητήματα πνευματικής και βιομηχανικής ιδιοκτησίας των εγγράφων μιας δημόσιας αρχής. Στην περίπτωση αυτή θα πρέπει να τονισθεί πως ο νόμος για την προστασία της πνευματικής ιδιοκτησίας αναφέρει ότι “δεν εκτείνεται σε επίσημα κείμενα με τα οποία εκφράζεται η άσκηση πολιτειακής αρμοδιότητας και ιδίως σε νομοθετικά, διοικητικά ή δικαστικά κείμενα…] . Το ίδιο όμως δεν μπορεί να ισχύει για σήματα, των οποίων δικαιούχοι είναι δημόσιες αρχές.
Συμπερασματικά λοιπόν, στο θέμα της ηλεκτρονικής διακυβέρνησης τίθενται όχι μόνο τεχνικά και διαδικαστικά ζητήματα που καθιστούν επιτακτική την ασφάλεια των συστημάτων της διοίκησης, αλλά και νομικά ζητήματα, τα οποία αποτελούν το θεμέλιο της νομιμότητας των ενεργειών που πραγματοποιούνται. Όπως αναφέρθηκε και στο προηγούμενο άρθρο (μέρος α’), πέρα από την υιοθέτηση και εφαρμογή των κατάλληλων νόμων απαιτείται μια ολιστική αντιμετώπιση του ζητήματος, που θα περιλαμβάνει μία οργανωμένη διοικητική δομή των υπηρεσιών οι οποίες θα υποστηρίξουν το εγχείρημα, καθώς και αρτιότητα των συστημάτων μέσα από τα οποία αυτή θα καταστεί εφικτή.
Μίνα Ζούλοβιτς, Δικηγόρος
Αναστασία Φύλλα, Δικηγόρος
