Μια από τις λιγότερο αξιοποιήσιμες δυνατότητες και επιχειρηματικές έννοιες στον τομέα της Πληροφορικής είναι αυτή της προληπτικής διαχείρισης του εξοπλισμού πληροφορικής μιας εταιρείας – ειδικά αν αυτή ανήκει στις μικρές ή μεσαίες επιχειρήσεις – και η δυνατότητα ανάκτησης δεδομένων μετά από μία καταστροφή. Όσο περνά ο καιρός και η Πληροφορική αναδεικνύεται στη σημαντικότερη επένδυση μιας επιχείρησης αλλά και σε κύριο μοχλό ανάπτυξής της, τόσο πιο επιτακτική γίνεται η ανάγκη μιας γραπτής και δομημένης λύσης και στρατηγικής σε περίπτωση καταστροφής.

Σύμφωνα με έρευνες του Πανεπιστημίου του Texas, μόνο 6 % των εταιρειών που χτυπήθηκαν από μία καταστροφή επέζησαν τελικά ως εταιρείες, ενώ το 51% έκλεισαν μέσα σε δύο χρόνια. Αν και τα δεδομένα αφορούν σε εταιρείες στις ΗΠΑ, εύκολα καταλαβαίνουμε ότι παρόμοια θα είναι στο μέλλον και τα ποσοστά των ημεδαπών εταιρειών που λειτουργούν με σύγχρονο εξοπλισμό πληροφορικής, αλλά δεν έχουν καταρτίσει ένα πλάνο αποφυγής καταστροφής ή ανάκτησης δεδομένων μετά από αυτή.
Στο παρόν άρθρο θα επικεντρωθούμε στην υπηρεσία του e-mail, μια υπηρεσία της οποίας η συνεχής λειτουργία στο εργασιακό περιβάλλον τείνει να γίνει απαραίτητη και δεδομένη (σχεδόν όπως μια τηλεφωνική γραμμή, όπου σηκώνουμε το τηλέφωνο και περιμένουμε πάντα να ακούσουμε τον τόνο κλήσης). Ειδικότερα θα επικεντρωθούμε στο προϊόν που κατέχει περίπου τα ? της αγοράς παγκοσμίως στο ενδοεταιρικό e-mail, το Microsoft Exchange Server. Το προϊόν αυτό είναι ευρύτατα (και ίσως ακόμα περισσότερο) διαδεδομένο και στο χώρο των ελληνικών επιχειρήσεων και αποτελεί μια αξιόπιστη πλατφόρμα τόσο ενδοεταιρικής επικοινωνίας όσο και ανταλλαγής e-mail μέσω internet.

Η σημασία του backup (δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας)
Δεν υπάρχει καλύτερος τρόπος να τονίσουμε τη σημασία του backup περισσότερο, από το να ξεκινήσουμε με αυτό την αναφορά μας σε διαδικασίες προληπτικής διαχείρισης και ανάκτησης δεδομένων.
Αν και υπάρχουν πολλές διαδικασίες προφύλαξης από καταστροφές, η ανάκτηση δεδομένων μέσω διαδικασιών backup/restore είναι ο παλαιότερος αλλά και ο πλέον αποτελεσματικός τρόπος αν αξιοποιηθεί σωστά και με σύστημα. Έτσι λοιπόν, ως backup στον Exchange Server νοείται η δημιουργία μιας πλήρους κόπιας ενός τέτοιου server, μιας βάσης δεδομένων του – ή (ακόμα καλύτερα) της πλήρους υποδομής που χρειάζεται ένα τέτοιο σύστημα, όπως των υπηρεσιών καταλόγου Active Directory, των υπηρεσιών DNS κ.λπ. Η συνηθέστερη συσκευή αποθήκευσης των δεδομένων είναι μία ταινία (tape), αλλά πολλές φορές ένα backup δύναται να αποθηκευτεί και σε μια απλή εξωτερική συσκευή αποθήκευσης USB/Firewire (συνήθως σε μικρότερες επιχειρήσεις). Ειδικά στην περίπτωση του Exchange, από την έκδοση 2007 και μετά – και κυρίως από την έκδοση 2010, υπάρχουν και διαφορετικοί τρόποι εγγύησης της διαθεσιμότητας των βάσεών τους, ως υπηρεσίες που θα εξηγήσουμε στο 2ο μέρος του άρθρου. Τα δύο σημαντικά θέματα που πρέπει να προσεχθούν σε περιπτώσεις λήψης backup, είναι η αποθήκευση της ταινίας/ εξωτερικού δίσκου εκτός εταιρείας (off-site) αλλά και η δημιουργία ενός βασικού περιβάλλοντος δοκιμαστικών επαναφορών δεδομένων, για την εξασφάλιση της επιτυχίας μιας επαναφοράς σε περίπτωση καταστροφής. Δεν είναι απαραίτητο ότι ένα Backup που έχουμε κάνει είναι απόλυτα λειτουργικό, παρά μόνο αν καταφέρουμε να το δοκιμάσουμε με επιτυχία σε δοκιμαστικό περιβάλλον. Χρήσιμη προς αυτήν την κατεύθυνση είναι και η υπηρεσία επαλήθευσης δεδομένων που προσφέρουν όλα τα προγράμματα backup, συνήθως αμέσως μετά τη λήψη τους. Στην περίπτωση του Microsoft Exchange, το ενσωματωμένο εργαλείο backup που παρέχεται από το λειτουργικό, αρκεί για τη δημιουργία ολοκληρωμένων αντιγράφων ασφαλείας, ωστόσο δεν είναι αρκετά εύχρηστο όταν θέλουμε να ανακτήσουμε μέρος των δεδομένων μας και όχι ολόκληρο το server (π.χ., στην περίπτωση ανάγκης ανάκτησης ενός και μόνο γραμματοκιβώτιου κ.λπ.).
Χωρίς να υπεισέλθουμε σε λεπτομέρειες, τόσο η Microsoft όσο και οι κατασκευαστές λογισμικού λήψης backup διαθέτουν τις κατάλληλες τεχνολογίες, οι οποίες δίνουν τη δυνατότητα πλήρους και ασφαλούς backup ενόσω ο server είναι σε λειτουργία και εξυπηρετεί χρήστες, χωρίς να υπάρχει κανένα πρόβλημα αξιοπιστίας ή μη διαθεσιμότητας σε κάποια υπηρεσία.

Υπάρχουν τρία είδη λήψης backup:

  • Normal/Full (κανονικό/ πλήρες): Ένα κανονικό backup αποθηκεύει όλα τα δεδομένα που του έχουμε προσδιορίσει, άσχετα αν αυτά τα έχουμε ξαναπάρει στο άμεσο παρελθόν και τα περισσότερα δεν έχουν αλλάξει (π.χ., αρχεία του λειτουργικού) και γι’ αυτόν το λόγο αποτελεί την πιο αργή διαδικασία από τις τρεις. Ωστόσο είναι και η μόνη διαδικασία που πρέπει απαραίτητα να έχει γίνει έστω και μία φορά, προκειμένου να είναι διαθέσιμες οι υπόλοιπες επιλογές λήψης backup. Κατά τη διαδικασία ανάκτησης δεδομένων απαιτείται το ένα και μοναδικό αρχείο που δημιουργήθηκε κατά το backup.
  • Differential («διαφορικό»): Αυτού του είδους το backup αποθηκεύει μόνο τις αλλαγές που έγιναν από το τελευταίο full ή incremental backup και απαιτεί κατά τη διαδικασία ανάκτησης δεδομένων το αρχείο του full backup, αλλά και το πιο πρόσφατο αρχείο από το differential backup.
  • Incremental («τμηματικό»): Αυτού του είδους το backup αποθηκεύει μόνο τα αρχεία που άλλαξαν από το τελευταίο full ή incremental backup. Κατά τη διαδικασία ανάκτησης δεδομένων απαιτείται το αρχείο του full backup, αλλά και όλα τα αρχεία των incremental backups.

Παρατηρώντας τις παραπάνω μεθόδους, εύκολα καταλήγουμε στο συμπέρασμα ότι όσο πιο αργή σε χρόνο εκτέλεσης είναι η μέθοδος backup, τόσο πιο γρήγορη/ εύκολη είναι η διαδικασία της ανάκτησης. Τέλος, πρέπει να αναφέρουμε ότι λόγω της συγκεκριμένης δομής του Exchange Server, προκειμένου να έχουμε σωστή λήψη backup απαιτείται από το σχετικό λογισμικό να μην «κλειδώνει» αρχεία που είναι απαραίτητα για τη λειτουργία του συστήματος και ταυτόχρονα να είναι συμβατό με τη δομή του. Όλες οι μεγάλες εταιρείες λογισμικού backup σε enterprise επίπεδο διαθέτουν σχετική τεχνολογία, συνήθως με τη μορφή Exchange Server agents, ενός μικρού λογισμικού που εγκαθίσταται σε κάθε Exchange Server και αναλαμβάνει την ορθή λήψη backup από αυτόν.

Του Δημήτρη Παπίτση
Microsoft MVP – Enterprise Security
MCSE, MCT